Focado na gestão de tarefas tanto pessoal quanto profissional, mas podendo ir além disso, o Notion permite que seus usuários criem e gerenciem notas, listas de tarefas, bancos de dados, e várias outras atividades do dia a dia.
E é por combinar simplicidade com flexibilidade que este aplicativo tornou-se uma das ferramentas de produtividade mais populares do mercado.
Confira agora uma review completa do Notion e aprenda como utilizá-lo para organizar suas informações de forma mais eficiente.
História da marca
O Notion foi criado em 2016 por Ivan Zhao, um ex-designer do Google, e sua equipe na região do Vale do Silício. A ideia do aplicativo surgiu quando Ivan não conseguia achar uma ferramenta de produtividade simples e flexível para seus projetos. Foi então que ele e sua equipe decidiram encontrar uma solução para esse problema.
Criado como uma ferramenta interna para sua equipe, o Notion rapidamente ganhou popularidade entre os profissionais de tecnologia daquela região e por isso em 2017, o aplicativo foi lançado oficialmente para o público em geral.
Com uma estrutura baseada em blocos, os usuários do Notion podem criar desde notas simples até bancos de dados complexos e sofisticados. Assim, a ferramenta se tornou muito popular entre equipes, que utilizam bastante a plataforma para acompanhar o progresso de seus projetos, definir metas e monitorar o desempenho das atividades.
Em 2020, no auge da pandemia, influencers começaram a compartilhar vídeos mostrando como usavam o Notion para organizar suas vidas e seus projetos e então a popularidade do aplicativo explodiu. A base de usuários da plataforma dobrou em poucos meses, tornando-o até hoje um dos dos aplicativos de produtividade mais baixados nas lojas de aplicativos.
Recursos do Notion
Veremos vários exemplos a seguir do porquê do Notion, com sua interface intuitiva e flexível, ser uma excelente opção para quem deseja organizar suas informações num só lugar de maneira bem eficiente e prática.
Blocos e tipos de blocos
Os blocos são os elementos mais básicos que você pode usar para criar conteúdos nas suas páginas do Notion. Cada bloco tem uma função específica e você pode personalizá-lo de acordo com as suas necessidades.
Modelos e templates
O Notion oferece diversos modelos e templates que podem ser usados como ponto de partida para criar diferentes tipos de documentos, páginas e bancos de dados. Confira alguns dos modelos e templates mais populares da plataforma.
Bancos de dados e propriedades
Dentro do Notion, um banco de dados é uma tabela, onde cada linha representa um registro e cada coluna representa um campo. Se você estiver criando, por exemplo, um banco de dados para armazenar informações de clientes, cada linha é um cliente e as colunas podem ser nome, email, telefone, endereço, etc.
Como os bancos de dados aqui são muito flexíveis e personalizáveis, você pode adicionar e remover campos, reorganizar a ordem das colunas, definir tipos de campos (texto, número, data, outras informações), criar fórmulas para automatizar cálculos de valores, criar filtros e ordenar os registros da forma que desejar.
Além disso, o Notion permite que você visualize e interaja com seus bancos de dados de diferentes maneiras, como em forma de tabela, lista, calendário, galeria, e as ferramentas Kanban e SPRINT.
Portanto, se você ou sua equipe precisam gerenciar informações de maneira estruturada, o Notion é uma ótima ferramenta para isso.
Colaboração e compartilhamento
Uma de suas principais características do Notion é o recurso de colaboração e compartilhamento, que permite que várias pessoas trabalhem juntas em um mesmo documento em tempo real.
Com o Notion, é possível compartilhar um documento com seu colega de trabalho, permitindo que ele visualize e edite esse conteúdo. Essa função permite que todos da equipe estejam atualizados e trabalhem em conjunto. Além disso, o Notion também permite criar grupos de trabalho, onde várias pessoas podem colaborar num mesmo projeto.
Por exemplo, suponha que sua equipe de marketing esteja trabalhando em uma campanha e precise criar uma página com ideias de conteúdos. Com o Notion, cada membro da equipe pode adicionar ideias à essa página, como tópicos, títulos e imagens, e todos podem visualizar e colaborar em tempo real.
Ainda pode-se criar uma lista de tarefas para a campanha, atribuindo responsabilidades a cada membro. Ou seja, com este recurso do Notion, é possível garantir que todos estejam atualizados sobre o andamento da campanha, contribuindo para o sucesso do projeto e para o aumento de produtividade da equipe.
API e integrações
Uma das características mais importantes do Notion é a sua API, que permite que outras ferramentas e aplicativos se integrem com ele permitindo ações como criação de notas, atualização de informações e criação de tarefas.
Eis uma pequena lista de ferramentas populares que podem ser integradas com o Notion:
Utilize essas integrações para automatizar processos, aumentar sua produtividade, evitando a necessidade de alternar entre diferentes softwares.
Notion AI
O Notion tem a sua própria Inteligência Artificial que permite a automação de tarefas e escrita de diversos tipos de conteúdo, como posts para blogs, e-mails de vendas e poemas. E embora a ferramenta esteja disponível em mais de 13 idiomas, o inglês é o mais indicado para melhores resultados.
O Notion AI é excelente para otimizar tarefas de rotina e está disponível apenas na versão desktop. A ferramenta é recomendada para escrita criativa, enquanto concorrentes como o chatGPT são mais adequados para escrita técnica. Com relação a integração, a empresa está trabalhando para integrar o Notion AI com outros softwares.
Profissionais e estudantes podem se beneficiar da nova função do Notion, mas é importante lembrar que todos os fatos ainda devem ser checados, pois eles não estão livres de serem imprecisos ou até ofensivos. Além disso, a ferramenta é mais eficiente quando usada para escrever textos em partes e são as três funções mais utilizadas: “Continuar a escrever”, “Explicar isso” e “Alterar o tom”.
Se você precisa de uma ferramenta para automatizar tarefas de rotina e ter tempo para tarefas mais importantes como gerenciar seu negócio, o Notion AI é para você. Ele está disponível gratuitamente para testes, mas a quantidade de perguntas é limitada. Para ter acesso completo, deve-se pagar 8 dólares por mês no plano anual ou 10 dólares no plano mensal.
Criar sites, páginas e portfólios
Para criar um site do zero com o Notion, o primeiro passo é criar uma página que servirá como a página inicial do site e então você adiciona outras páginas como se fossem sessões deste site.
Alguns recursos facilitam a personalização deste site:
Para criar um portfólio, por exemplo, você pode criar uma página sobre você e seus trabalhos, incluindo links, imagens e informações para contato. Ou você também pode criar uma página para cada projeto.
E quando tudo estiver pronto, você pode compartilhar o seu site ou portfólio com outras pessoas não só para mostrar seu trabalho, mas também para receber feedbacks.
Informações Gerais
Preços
O Notion oferece 4 planos de assinatura: o gratuito, o Plus, o Business e o Enterprise.
Para adicionar o recurso de IA ao Notion, após esgotar a quantidade de respostas gratuitas, os membros dos 4 planos que pagam mensalmente podem adicionar o recurso por $10 dólares por membro ao mês.
Enquanto que para quem paga anualmente, o valor da adição da IA ao Notion sai por $8 dólares por membro ao mês, representando um desconto de 20% sobre a cobrança mensal.
Usos
O Notion é uma plataforma que permite que seus usuários organizem informações, tarefas e projetos num só lugar. Através de uma variedade de modelos e templates, o usuário pode adaptar o Notion para atender às suas necessidades específicas.
Com ele é possível criar notas, listas de tarefas, bancos de dados e sites e até mesmo gerenciar projetos e equipes. Vamos detalhar os usos mais comuns do Notion ainda neste artigo.
Facilidade de uso e layout
O Notion combina diferentes funcionalidades numa interface intuitiva e altamente personalizável.
O layout do Notion, por exemplo, é organizado em páginas, que são subdivididas em seções, nas quais você pode adicionar diferentes tipos de conteúdo, como texto, listas, tabelas, imagens, e vários outros tipos de arquivos.
E além de poder utilizar diversos templates para criar suas páginas, você ainda pode criar links entre as páginas, adicionar marcadores, colaborar com outras pessoas em tempo real e compartilhar suas páginas com facilidade com quem você quiser.
Personalização
Existem várias maneiras de personalizar o Notion de acordo com as necessidades dos usuários que vão desde personalizar ainda mais os templates oferecidos, passando pela organização de páginas em bancos de dados até a aplicação de estilos como cores, fontes e layouts.
Por exemplo, você pode criar um modelo personalizado para gerenciar suas atividades diárias, adicionando campos como prioridade e data de conclusão. E usando a funcionalidade de bancos de dados, você pode criar uma tabela para acompanhar suas despesas, adicionando diferentes categorias como contas fixas, alimentação e transporte.
Personalizar o Notion pode levar algum tempo, mas isso fará com que essa ferramenta se torne cada vez mais útil e eficiente para você no longo prazo.
Vantagens
Desvantagens
Como funciona o Notion
Com uma interface amigável e uma variedade de templates pré definidos, é fácil começar a utilizar o Notion para tarefas como gerenciamento de projetos, organização pessoal e colaboração em equipe em tempo real.
Com ele, você pode criar notas, listas de tarefas, bancos de dados e até sites, além de poder integrá-lo com outros softwares para economizar tempo e aumentar sua produtividade.
Os usuários podem criar uma conta gratuita, explorar os templates predefinidos ou criar seu próprio espaço personalizado do zero. Uma visão geral de como o Notion funciona pode ser vista aqui.
Usos comuns do Notion
O Notion pode ser utilizado por estudantes, freelancers, equipes de desenvolvimento de software e empresas em geral. Veja os detalhes de cada tipo de uso.
Para estudantes
O Notion é uma excelente ferramenta para estudantes pois eles podem usá-la para coletar e organizar informações importantes como artigos de pesquisa, notas de aula ou anotar o progresso dos seus projetos.
Já com a função do banco de dados, podem organizar informações de acordo com tópicos ou disciplinas.
Além disso, o aluno pode, por exemplo, utilizar o Notion para criar um cronograma de estudo e organizar seus horários de provas, aulas, atividades extras, etc. E a possibilidade de compartilhar documentos e feedbacks em tempo real ajuda bastante nos trabalhos em grupo.
Para freelancers
Freelancers se beneficiam do Notion para organizar e gerenciar seus projetos, como visualizar as tarefas por data, mantendo um controle de quais são as prioridades para não deixarem nada em atraso.
Quanto ao banco de dados, os freelancers o utilizam para a gestão financeira e para armazenar os dados dos clientes como nome, e-mail, telefone e endereço.
Essa plataforma também permite que os freelancers compartilhem arquivos e informações com seus clientes em um só lugar, com a criação de um portfólio, além de poderem armazenar documentos importantes incluindo contratos, briefings e notas fiscais.
Para equipes de desenvolvimento de software
Equipes de desenvolvimento de software utilizam o Notion para criar e gerenciar projetos inteiros de desenvolvimento de novos aplicativos, incluindo informações como prazos, responsabilidades, documentação, requisitos e especificações.
Outro recurso muito utilizado por essas equipes é a biblioteca de código, pois ela armazena modelos de código, documentação técnica, guias, snippets, e bugs relatados. Além é claro de que a comunicação em tempo real facilita e muito a colaboração entre os membros da equipe de um projeto.
Para empresas
O Notion é uma ferramenta que ajuda empresas a aumentar a eficiência e a produtividade através do gerenciamento de dados personalizados, de tarefas individuais e em grupo, e de projetos.
Além disso, o Notion também pode ser usado para gerenciar contatos, metas individuais de desempenho, calendário de férias e documentos do funcionário relativos à empresa, permitindo um melhor controle sobre os dados da equipe em geral.
Outro fator importante é que a possibilidade de comunicação e feedback em tempo real também otimiza a produtividade de toda equipe. Além do compartilhamento de tarefas, que podem ser editadas por todos os membros de uma equipe ao mesmo tempo, otimizando também o trabalho em home office, por exemplo.
Como escolher um gerenciador de projetos?
Antes de escolher um software de gestão de projetos, é importante saber o que você espera que ele faça por você ou pela sua equipe. Portanto, neste guia vamos discutir 5 tópicos importantes que você deve considerar ao escolher seu próximo gerenciador de projetos.
1. Usos
Ao escolher um software de gestão de projetos, é importante considerar os usos específicos para os quais ele é mais indicado. Por exemplo, para uso pessoal, um software de gestão de projetos pode ajudar a organizar tarefas diárias, metas pessoais ou projetos de estudo.
Já para equipes, um software de gestão de projetos pode ser usado para gerenciar projetos complexos, tarefas colaborativas e cronogramas de equipe. Além disso, há softwares mais adequados para equipes de desenvolvimento de software, enquanto outros são mais voltados para gerenciar projetos de construção ou marketing.
2. Templates
Verifique se o software que você tem em mente oferece os templates que você ou sua equipe precisam. Para uso pessoal, alguns exemplos comuns de templates são listas de tarefas diárias, planejamento de objetivos pessoais e controle de hábitos.
Já para equipes, templates podem incluir ferramentas Kanban e SPRINT para gerenciar projetos complexos, relatórios para acompanhar o progresso do projeto e fluxogramas para visualizar os processos de trabalho da equipe.
3. Facilidade de uso e layout
A facilidade de uso e o layout do software são fatores importantes a serem considerados. Um software de gestão de projetos deve ser intuitivo e fácil de usar, especialmente para aqueles que nunca usaram um software desses antes. Procure softwares com uma interface de usuário limpa e organizada, que possa ser customizada de acordo com as suas necessidades pessoais ou da sua equipe.
4. Personalização da ferramenta
Para uso pessoal, a personalização pode incluir a escolha de cores e fontes para tornar a interface mais atraente e adaptada às preferências individuais.
Já para equipes, a personalização pode incluir a criação de campos personalizados para informações específicas do projeto, a configuração de fluxos de trabalho personalizados e a integração com outras ferramentas que a equipe já usa.
5. Preço
O preço é um fator importante a ser considerado ao escolher um software de gestão de projetos. Verifique se o software que você pensa se encaixa no seu orçamento e se o preço é justo em relação ao que ele oferece.
Alguns softwares oferecem planos gratuitos bem completos ou período de teste de longa duração, que facilita na percepção do que realmente vai ser útil e necessário para seu dia a dia.
Enquanto outros exigem uma assinatura mensal ou anual. Entenda os custos associados ao software antes de tomar uma decisão final.
Como o Notion se compara a outras ferramentas de gestão?
Se você já utiliza alguma ferramenta de gestão de projetos ou produtividade e está pensando em migrar para o Notion, veja como ele se compara às principais ferramentas da atualidade e entenda se o Notion pode ser a melhor opção para você.
Notion ou ClickUp: qual é o melhor?
Embora a interface do Notion tenha um alto grau de personalização, o ClickUp pode ser mais fácil de usar, principalmente para pessoas que nunca tenham tido algum tipo de contato com esse tipo de ferramenta.
Enquanto o Notion se sai muito bem na gestão de projetos individuais, podendo-se escolher entre seus muitos templates como lista de tarefas diárias, rotina de hábitos e lista de despesas ou de contatos, ele também é muito utilizado por equipes devido às ferramentas de gestão de projetos, principalmente na inserção de modelos como o Kanban e o SPRINT.
Já o ClickUP se encaixa melhor no quesito de gerenciar equipes, do que no individual pois seu layout facilita e muito definir metas e criar fluxos de trabalhos personalizados.
Ambos possuem integração com uma série de ferramentas (o ClickUp mais do que o Notion), permitem comentários, menções e compartilhamentos em tempo real e permitem notificações por e-mail ou através de push-ups.
Para uso individual, recomendamos o Notion. Já para gerenciar equipes e projetos mais robustos, recomendamos o ClickUp.
Notion ou Todoist: qual é o melhor?
O Notion é uma plataforma de gestão de tarefas e projetos altamente personalizável que oferece uma grande variedade de recursos, incluindo a capacidade de criar bancos de dados, listas de tarefas e gerar relatórios. O Todoist, por outro lado, é um aplicativo simples e intuitivo que se concentra exclusivamente na gestão de tarefas.
Enquanto o Notion oferece muitas opções de personalização e flexibilidade, isso pode torná-lo um pouco confuso e difícil de usar para aqueles que procuram apenas uma solução simples para gerenciar tarefas. Além disso, o Notion pode ser caro para uso empresarial, pois cobra por usuário.
Por outro lado, o Todoist é um aplicativo mais fácil de usar e acessível em termos de preço principalmente para quem procura por um aplicativo simples para gerenciar suas tarefas diárias e portanto o Todoist é uma escolha clara como vencedor quando comparado ao Notion.
Notion ou Monday.com: qual é o melhor?
O Notion é uma plataforma de produtividade tudo-em-um que permite criar páginas para notas, tarefas e bases de dados, enquanto que o Monday.com é um software de gerenciamento de projetos centrado em quadros Kanban.
Ambos possuem funcionalidades de colaboração em equipe, permitindo a criação de equipes e a atribuição de tarefas aos membros do grupo.
Porém, o Notion é mais flexível e personalizável do que o Monday.com., pois tem mais templates para você escolher. Já o Monday.com tem uma interface mais simplificada e se concentra mais em visualizações de quadros Kanban e listas de tarefas.
Portanto, se você precisa de uma plataforma altamente personalizável com uma variedade de funcionalidades, o Notion é a melhor escolha. Mas se você prefere uma interface mais simplificada e focada no gerenciamento de projetos, o Monday.com pode ser mais adequado para você.
Conclusão
O Notion é uma ferramenta poderosa que permite a organização e o gerenciamento de informações pessoais e profissionais. Com uma interface intuitiva e fácil de usar, é possível criar diversas bases de dados, listas, notas, e sites, tudo em um único lugar. Além disso, é possível colaborar com outras pessoas, compartilhando informações e trabalhando juntos em projetos e tarefas.
Em equipes o Notion é usado para gerenciar projetos e tarefas, através de tabelas e listas. Alunos podem usar o Notion para criar calendários, organizar anotações de aula e compartilhá-las com outros alunos. Já desenvolvedores de softwares podem utilizar a ferramenta como uma biblioteca de códigos, além de armazenarem toda a documentação do aplicativo que estão desenvolvendo.
Quanto aos freelancers, eles podem guardar todos os dados de seus clientes num banco de dados e também armazenar notas fiscais. E para indivíduos, eles podem criar listas de tarefas de acordo com seus projetos pessoais e profissionais.
Portanto, o Notion é a solução ideal para gerenciar suas informações, pois é possível adaptá-lo para diferentes necessidades e usá-lo de maneira eficiente para melhorar a organização e a produtividade pessoal e profissional.
