Monday: O guia completo da plataforma de gestão de projetos

Plataforma de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem capaz de oferecer uma forma simplificada para você gerenciar qualquer equipe e qualquer projeto, mais do que uma ferramenta de gerenciamento de projetos, com a monday.com você terá acesso a inúmeras funcionalidades.

Por exemplo, você também pode usar o software monday.com para organizar seu funil de vendas, elaborar suas campanhas de marketing, fazer o acompanhamento do seu progresso e a lista continua. É incrível!

A monday.com é também uma ferramenta muito confiável sendo que mais de 80.000 equipes em diversas indústrias ao redor do mundo confiam no monday.com, desde grandes empresas como Wix e The Discovery Channel, até pequenas empresas começando suas aventuras.

No artigo de hoje vamos falar um pouco mais sobre esta que é uma das plataformas de gerenciamento de trabalho mais conhecidas e utilizadas atualmente.

Vamos lá?

Principais alternativas para Monday.com

Antes de nos aprofundarmos em todos os recursos que esta ferramenta pode oferecer, elaboramos também uma lista com algumas das principais alternativas ao Monday.com. Opções desde pagas até gratuitas.

Conheça agora:

ClickUp

Plataforma de gestão de equipes amplamente conhecida no mercado, o ClickUp é uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos baseada em nuvem, adequada para empresas de todos os tamanhos e setores.

Entre os recursos disponíveis temos ferramentas de comunicação e colaboração, atribuições e status de tarefas, alertas e uma barra de ferramentas de tarefas. Além disso, os usuários também podem atribuir comentários e tarefas a membros específicos da equipe ou grupos de membros da equipe.

Comentários e tarefas podem ser marcados como resolvidos ou em andamento, ou os usuários podem criar status personalizados. No final, o fluxo de atividades exibe as tarefas conforme elas são criadas e concluídas em tempo real.

ClickUp está disponível para Android, iOS, Windows e Mac.

Asana

Considerada uma das melhores ferramentas para gestão de projetos do mercado, com o Asana é possível criar fluxos de atividades em que diversas pessoas podem colaborar por meio do armazenamento em nuvem, o que torna a rotina de trabalho mais organizada e produtiva.

Com uma versão web e aplicativos para Android e iOS, pelo painel da ferramenta, os colaboradores de um projeto podem ajudar no controle de todos os horários e ainda definir prazos para cada tarefa dentro de um projeto.

Trello

Aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no Kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão, o Trello ajuda no gerenciamento de projetos, com o acompanhamento de cada etapa a ser realizada e a identificação de quem é responsável por cada atividade.

Com uma interface colorida e intuitiva, no Trello as tarefas são apresentadas em quadros e por meio destes quadros. A ferramenta informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando e em que nível de produção está em um processo, tornando a visualização e organização de tarefas diárias um processo simples e prático.

Além da versão para Windows e macOS, o Trello também está disponível para celulares Android e iPhone (iOS).

Runrun.it

Assim como as opções citadas acima, uma excelente plataforma que também permite gerenciar projetos e tarefas em equipe é a Runrun.it.

Plataforma brasileira e com inúmeros recursos, a plataforma é acessível através de navegadores onde permite criar listas de atividades colaborativas e hierarquizadas, podendo também inserir listas, compartilhar arquivos, agendar a entrega de resultados ou produzir variados tipos de relatórios.

Todoist

Aplicativo grátis que permite criar listas de tarefas online, o Todoist é hoje uma das ferramentas mais recomendadas para a organização de afazeres e pode ser usada tanto para compromissos pessoais como profissionais.

Atualmente, entre seus principais recursos, temos a possibilidade de definir prazos e níveis de prioridade para as tarefas e utilizar etiquetas para organizar uma lista.

O download está disponível para celulares Android e iPhone, mas também é possível acessar a versão web no computador.

Microsoft OneNote

Aplicativo gratuito de anotações para Android e iPhone (iOS), o OneNote foi desenvolvido pela Microsoft e funciona como um bloco de notas, permitindo ao usuário anotar lembretes no celular.

Prático e fácil de usar, o acesso pode ser feito via smartphone ou na versão web, pelo computador.

Outro ponto muito interessante é que, dentre as funções oferecidas pelo aplicativo, estão a possibilidade de usar listas de tarefas, notas autoadesivas e recursos visuais nas anotações.

Simplenote

Simples e organizado, o Simplenote é uma outra excelente opção capaz de oferecer recursos interessantes como colaboração, tags, sincronização rápida e uma incrível interface de usuário.

Hoje sabemos que o objetivo por trás do Simplenote foi torná-lo um aplicativo de bloco de notas leve, simples e extremamente eficiente, diferenciando-se de concorrentes como Evernote e Google Keep. O app se destaca pela agilidade na criação e edição de notas, bem como pela interface limpa e direta.

Veloz e direto ao ponto, o app facilita e muito a criação de anotações sem perguntas ou pré-configurações.

Softwares de gerenciamento de tarefas: afinal, porque eles são tão importantes?

Como você provavelmente já deve saber, no dia a dia de trabalho, mais do que demandar, é preciso também gerenciar corretamente nossas equipes.

E aqui é que entra a importância de um gerenciador de tarefas, ferramenta que serve para listar as atividades que devem ser executadas individualmente ou por um grupo de pessoas.

Em geral, em empresas com muitos clientes e grande fluxo de trabalho, é comum iniciar o dia com muitas tarefas a fazer.

Além disso, mais de uma delas tem um teor de urgência, e aí vem a dúvida clássica: “por onde eu começo?”.

Bom, a falta de priorização ou o excesso de trabalho pode levar a problemas sérios, como a perda do foco ou o impulso de querer resolver várias coisas simultaneamente, elevando o risco de cometer erros.

Neste caso, compreender quais são as prioridades também ajuda a evitar a procrastinação e melhora a organização e a gestão de tarefas. E um gerenciador de tarefas acaba sendo a ferramenta certa para resolver esse problema.

A grande verdade é que não faltam funcionalidades úteis e produtivas em um bom gerenciador de tarefas.

Além de listar as atividades, um bom gerenciador de tarefas, por exemplo, também serve para medir o tempo e permitir uma comunicação fluida entre o time.

Um bom gerenciador de tarefas possui também uma função estratégica. Isso porque ele serve para deixar as prioridades visíveis e tornar as relações de trabalho mais transparentes.

Além de mensurar o tempo investido em cada projeto e até mesmo avaliar o rendimento dos colaboradores, evita sobrecarga de trabalho e eleva a produtividade, sem estourar prazos e nem perder a qualidade nas entregas.

Incrível, não é mesmo? Analisando tudo isso o que podemos concluir é que um gerenciador de tarefas é uma ferramenta indispensável para qualquer equipe.

No próximo tópico vamos abordar e esclarecer tudo que você precisa saber sobre uma dessas ferramentas que promete o gerenciamento de projetos de uma forma intuitiva e fácil – a monday.com.

Afinal, o que é o Monday.com?

Sistema de gerenciamento de tarefas em equipes, com níveis de permissões entre usuários, o monday.com é bem flexível, sendo possível criar fluxos de tarefas pequenos até os mais complexos.

O que, no final, acaba se refletindo também nas equipes, já que uma tarefa pode ter apenas uma pessoa envolvida ou um monte delas (por etapas).

Podemos dizer que o monday.com é como um ambiente de trabalho digital, por isso é muito indicado para equipes home office também.

A plataforma também conta com muitos recursos para ajudar na adaptação da forma de trabalho de cada empresa.

Além disso, outro aspecto muito interessante é que, além dos usuários da conta do Monday, é possível criar quadros compartilhados para que pessoas de fora também possam se organizar por ali.

O que acaba sendo muito comum, principalmente, quando uma empresa contrata freelancers e autônomos, que são pessoas que realizam uma tarefa X e não se envolvem em mais coisas além disso.

No final, com essa opção, fica muito fácil centralizar todos os envolvidos em uma mesma plataforma de gerenciamento de tarefas.

O Monday é também uma plataforma online, ou seja, não precisa baixar e instalar nada.

Neste caso, basta acessar o site, digitar seu login e começar o trabalho. A monday.com também possui um aplicativo, para facilitar o gerenciamento de tarefas em qualquer lugar que você estiver.

 Entenda agora de uma forma mais detalhada quais são os principais benefícios e vantagens dessa ferramenta:

Monday.com: principais benefícios e vantagens

Totalmente customizável

Uma das principais vantagens da monday.com, principalmente, quando a comparamos com seus concorrentes, é o fato dessa ferramenta ser totalmente customizável para atender às suas necessidades.

A monday.com te permite construir seus fluxos de trabalho de qualquer forma que funcione para você e sua equipe.

Hoje podemos dizer que esta é uma das principais razões pelas quais tantas equipes em diversos mercados adotaram a plataforma.

Mais flexibilidade

A Monday.com é também flexível o suficiente para acomodar qualquer mudança nos planos do seu projeto.

A ferramenta te permite, por exemplo, adicionar, editar, remover e arrastar e soltar Itens, Colunas e Grupos em seu Quadro, uma vez que poucas coisas são realmente definidas em pedra.

Melhor Comunicação, Colaboração e Visibilidade

A monday.com possui também uma grande vantagem em relação aos seus correntes que é o fato de oferecer uma melhor comunicação, colaboração e visibilidade para seus usuários.

Com essa ferramenta você pode ter todo o seu trabalho ao vivo, tornando a vida de todos muito mais fácil, especialmente a sua.

Organiza e facilita o trabalho colaborativo

Monday.com organiza e facilita o trabalho colaborativo. Isso porque ela permite adicionar membros da equipe aos seus Quadros e delegar o trabalho que precisa ser feito, atribuindo um ou mais membros da equipe a cada item.

Mais de 100 modelos diferentes pré-fabricados

E se você é daqueles que prefere não começar do zero. Não se preocupe, pois o Monday.com tem mais de 100 modelos diferentes pré-fabricados para ajudá-lo a gerenciar qualquer coisa desde o seu orçamento até o seu pipeline de vendas. Você também pode personalizar estes modelos.

Bom, agora que você já tem uma noção do que é o Monday.com, assim como suas principais vantagens e benefícios, o que acha de conhecer mais profundamente quais seus principais componentes e recursos? 

Entenda agora quais são os recursos e componentes centrais da Monday.com:

Monday.com: componentes centrais

Além das informações que passamos anteriormente, para ficar ainda mais fácil de entender como o monday.com funciona, é importante saber que ele tem uma estrutura básica de organização: Área de trabalho, pastas, quadros, grupos, tarefas e etapas.

Conheça agora cada um deles mais detalhadamente:

Área de trabalho

É na área de trabalho que separamos os grupos de trabalho muito distintos, como marketing e contabilidade (por exemplo).

Na área de trabalho é também possível visualizar todas as áreas de trabalho ou se envolver em mais de uma de acordo com o permitido pelos administradores da equipe.

Pastas

Em cada área de trabalho é possível criar pastas para organizar diferentes modelos de tarefas.

Dentro da área de marketing é possível, por exemplo, ter pastas de Redes Sociais, Conteúdo, E-mail, entre outros.

Quadros

Dentro das pastas é também possível criar quadros. Basicamente, estes quadros servem para reunir demandas com a mesma finalidade.

Dentro de um quadro de Redes Sociais, por exemplo, você pode ter quadros do Instagram, Facebook, Twitter, etc.

Grupos

Encontramos os grupos dentro dos quadros. Tais grupos servem para que você possa organizar melhor a lista de tarefas daquele ambiente.

É muito comum termos, por exemplo, grupos dos meses, por exemplo, em um quadro do Instagram ter a lista de atividades referentes a cada mês.

Tarefas

Dentro dos grupos, encontramos a lista de tarefas. Neste caso, a equipe pode nomear a tarefa como achar melhor e personalizar as etapas das tarefas daquele quadro.

Etapas

Por último, mas não menos importante, temos as etapas que são colunas personalizáveis para montar o fluxo de trabalho de cada tarefa.

E não se engane, pois há inúmeras possibilidades, desde o mais básico que é alocar responsáveis por cada etapa, colocar datas de entrega, status atual, tipo de tarefa, entre outros.

Além desses componentes centrais, o Monday.com também oferece muitas outras funcionalidades.

Conheça agora algumas das suas principais funcionalidades:

Monday.com: principais funcionalidades

Painel de Controle

Uma das principais funcionalidades da Monday.com é o Painel de controle. Isso porque com os painéis é possível, por exemplo, ver o que é importante num relance.

O painel de controle facilita a obtenção de insights valiosos, acompanhar o progresso do projeto, estimar a carga de trabalho e monitorar orçamentos.

Além disso, também mantém a sua equipe focada e motivada nos objetivos macros que impulsionam o trabalho.

Rastreamento de tempo

O rastreamento de tempo é outra funcionalidade muito útil da monday.com. Isso porque saber para onde vai o seu tempo é crítico, especialmente se você cobrar seus clientes pela hora.

Como você provavelmente já deve saber, ter uma compreensão real de quanto tempo é gasto em cada tarefa leva a uma maior precisão. Isso também o ajuda a tomar decisões melhores e mais inteligentes sobre como você gasta seu tempo.

Integrações

Além de todas as funcionalidades citadas anteriormente, a monday.com te permite integração com inúmeras plataformas e outras ferramentas.

Com essa funcionalidade você poderá, por exemplo, integrar sem problemas ferramentas externas populares como Jira,Slack, Gmail e Mailchimp, e simplifique ainda mais o seu fluxo de trabalho.

Visualizações

Monday.com também oferece várias formas de visualizar os dados nos seus quadros, começando por Gantt Chart View para os seus planos de projeto até Chart View para acompanhar o progresso.

Views também permite que você veja as coisas de uma forma um pouco diferente e colete insights valiosos que você pode não obter de outra forma.

Automatizações

Por último, mas não menos importante, temos a funcionalidade de automatização.

Tal funcionalidade te permite ser mais produtivo no trabalho que realmente precisa do seu tempo e atenção.

Como usar o monday? Entenda!

Como falamos no início do artigo, o Monday é uma plataforma online, ou seja, não precisa baixar e instalar nada.

Neste caso, para começar basta acessar o site, digitar seu login e começar o trabalho.

A ferramenta também conta com um aplicativo, para facilitar o gerenciamento de tarefas em qualquer lugar que você estiver.

Ao criar sua conta no monday.com, a plataforma te pergunta a finalidade de usar o sistema, que pode ser: profissional, pessoal, educacional.

No final, isso ajuda na hora do Monday indicar modelos de tarefas e fluxos para começar a estruturar os seus processos.

Além disso, nos primeiros passos, eles oferecem vários materiais em vídeo e texto para o aprendizado completo da plataforma.

Dá também para entrar em contato com eles para tirar dúvidas ou solicitar um atendimento personalizado (quase como uma consultoria).

O que, em nossa opinião, não é necessário, afinal, como foi possível perceber, o sistema em si é bem intuitivo.

Monday x Trello: Afinal, qual é a melhor escolha

O Trello é uma ferramenta que funciona para qualquer equipe, sendo comum que fluxos de tarefas simples e com menos pessoas envolvidas, por exemplo, se encaixem nessa ferramenta.

No entanto, quando a função fica complexa demais, pode ser que o método do Trello fique confuso e não muito prático.

Nesse caso, o Monday é muito mais personalizável para quem gerencia muitas tarefas e equipes grandes (ou mais de uma equipe) e, por isso, acaba sendo a opção mais adequada.

Claro, muito provavelmente você terá que recorrer a um dos planos pagos do Monday, pois o gratuito atende estruturas enxutas.

E aqui é importante frisarmos que o bom do Trello é que ele é free sendo que dá para fazer um milhão de coisas por lá sem pagar nada.

Ou seja, tudo também acaba sendo uma questão de necessidade mesmo. Se o Trello não está dando conta da sua forma de trabalhar, está ficando confuso, é quase certo que será necessário assinar um sistema de gestão de tarefas mais completo.

Conclusão

E aí? o que achou do artigo? Gostou das dicas e informações?

Como foi possível perceber durante a leitura do artigo, mais do que uma ferramenta de gerenciamento de projetos, com a monday.com você terá acesso a inúmeras funcionalidades.

Neste artigo mostramos um guia completo do que esperar dessa ferramenta e como utilizá-la da forma correta aproveitando todos os seus recursos, benefícios e vantagens da forma certa.

E você? Usa alguma ferramenta para controlar as suas anotações? Se sim, qual? Se não, como tem mantido um registro de documentos e conteúdo geral?

Compartilhe conosco sua experiência com esse tema e bons planejamentos.

Aproveite, curta e compartilhe a sua opinião conosco!

Dúvidas, críticas ou elogios deixe nos comentários.

Até a próxima!

FAQ

Mais do que uma ferramenta de gerenciamento de projetos, a Monday.com é uma plataforma de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem que oferece uma forma simplificada para você gerenciar qualquer equipe e qualquer projeto.

A monday.com é muito confiável sendo que mais de 80.000 equipes em diversas indústrias ao redor do mundo confiam no monday.com, desde grandes empresas como Wix e The Discovery Channel, atá pequenas empresas começando suas aventuras.

O Monday é também uma plataforma online, ou seja, não precisa baixar e instalar nada.

Neste caso, basta acessar o site, digitar seu login e começar o trabalho. A monday.com também possui um aplicativo, para facilitar o gerenciamento de tarefas em qualquer lugar que você estiver.

A Monday.com não é uma ferramenta gratuita e, como é desenvolvida para empresas, tem planos para o mínimo de três usuários.

Empresas e equipes maiores podem utilizar a plataforma com até mais de 200 pessoas.

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