Temos visto na internet um forte crescimento de aplicativos que prometem ajudar não apenas a organizar as tarefas, mas também a definir prioridades e compreender o cenário como um todo, tudo isso de forma prática e ágil.
Tais ferramentas possuem o objetivo de nos ajudar a executar nossas demandas com maior produtividade, qualidade e foco.
Uma dessas ferramentas é o Todoist, uma das plataformas mais utilizadas e procuradas no momento!
O Todoist vai muito além de apenas uma ferramenta de tarefas, isso porque ele te permite planejar o dia de trabalho, entender o volume e a situação das demandas e traçar planos de ação para que tudo seja entregue dentro do prazo ideal.
E para te ajudar entender melhor todos os benefícios dessa ferramenta, assim como te ensinar a usar suas melhores funcionalidades em sua rotina de trabalho, elaboramos este artigo completo e detalhado.
Para saber mais, basta acompanhar a leitura deste artigo até o final.
Vamos lá?
O que é Todoist?
Tudo que você precisa saber!
Aplicativo grátis que permite criar listas de tarefas online, o Todoist é hoje uma das ferramentas mais recomendadas para a organização de afazeres e pode ser usada tanto para compromissos pessoais como profissionais.
Atualmente, entre seus principais recursos, temos a possibilidade de definir prazos e níveis de prioridade para as tarefas e utilizar etiquetas para organizar uma lista.
O download está disponível para celulares Android e iPhone, mas também é possível acessar a versão web no computador.
Principais benefícios e vantagens:
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade é, sem dúvidas, um dos principais benefícios quando utilizamos um software para gerenciamento de projetos como é o caso do Todoist.
O Todoist é uma ferramenta prática e fácil de usar e que te permite planejar o seu dia todo de trabalho, analisar as atividades que você precisa fazer o que, no final, vai te trazer um enorme aumento na sua produtividade.
Com este aplicativo você poderá entender melhor seus prazos, remanejar possíveis entregas e visualizar o quanto está trabalhando, não haverá espaço para cometer aqueles pequenos vacilos do dia a dia, mas que podem ter grandes implicações no longo prazo.
Manter o controle de tarefas
Manter o controle de tarefas é um outro grande benefício de se utilizar o Todoist.
Com esta ferramenta você pode, por exemplo, delimitar aquelas atividades com urgência, conforme explicamos acima.
Também é possível traçar planos de ação para que você consiga entregar tudo dentro dos prazos definidos.
Mudar processos para melhor
Como foi possível perceber, o Todoist entrega uma visão ampla das demandas o que, no final, traz inúmeras vantagens.
Depois de visualizar o cenário atual do seu trabalho, por exemplo, você pode criar vários planos de ação para melhorar processos que talvez não estejam caminhando tão bem.
A ferramenta te permite reorganizar os dias de produção para que a semana inteira seja bem aproveitada, ou buscar mais jobs que preencham os dias mais tranquilos!
E, quando ocorrer o contrário, será possível entender também o que vem prejudicando a produtividade e como você pode melhorar a rotina para garantir que as metas do mês sejam batidas.
No final, tais recursos te permitirão ter mais agilidade em seus afazeres, e ainda aumentar a produtividade, entregar seu trabalho com qualidade, e ter mais foco para eliminar aqueles sentimentos ruins de ansiedade que sempre cercam o ambiente corporativo.
Interface e principais recursos
Com uma interface simples e intuitiva e em português, é fácil saber onde tocar para executar cada ação no Todoist.
Na tela inicial, por exemplo, encontramos a “Caixa de Entrada”, que reúne todas as tarefas.
No canto direito fica localizado o menu do app, que se divide em “Caixa de Entrada”, “Hoje” e “Em breve”.
No menu do App também encontramos a opção de adicionar projetos, etiquetas e filtros.
Outro muito interessante é que, além de incluir tarefas em uma lista, que aparece na tela inicial, podemos também utilizar a ferramenta de Projetos.
Tal recurso é muito completo, sendo ideal para trabalhos que exigem várias atividades, pois, te permite criar listas com diversas tarefas e adicionar subtarefas a elas. Além disso, para cada item, é possível definir um prazo e incluir comentários.
As etiquetas, outro recurso muito interessante, nos ajuda a deixar nossas listas mais organizadas sendo possível, por exemplo, atribuir cores diferentes para classificar cada tipo de tarefa, como atividades do trabalho ou da faculdade.
Podemos também utilizar filtros para encontrá-las, caso tenhamos muitos compromissos pendentes.
Temos também a possibilidade de definir diferentes níveis de prioridade para cada item.
O Todoist nos permite também enviar notificações para o nosso celular e por e-mail com um lembrete das suas tarefas.
Por último, mas não menos importante, os Painéis Todoist possuem vantagens à parte, pois, facilitam a organização e ajudam a ter uma visão mais ampla dos projetos.
Tal recurso nos permite, por exemplo, visualizar nossas tarefas no formato de lista ou de painéis semelhantes ao Trello, por exemplo.
Bom, depois de entender um pouquinho sobre a interface e principais recursos do Todoist, você provavelmente percebeu que este é um aplicativo muito simples.
E agora que você já tem em mente uma visão geral, é hora de entender como usar o Todoist corretamente e aproveitar de forma mais completa todos os seus benefícios.
Como usar e aproveitar todos os recursos oferecidos pelo Todoist
O Todoist tem uma interface simples e intuitiva e em português, é fácil saber onde tocar para executar cada ação no Todoist.
A ferramenta disponibiliza inúmeras opções, além de incluir tarefas em uma lista, que aparece na tela inicial, podemos também adicionar projetos, etiquetas e filtros.
Os Painéis Todoist facilitam também a organização e ajudam a ter uma visão mais ampla dos projetos.
Tudo isso torna a utilização da ferramenta algo muito simples e prático. Neste caso, para começar, você precisa primeiro adicionar todas as tarefas, em seguida basta incluir suas prioridades.
Veja detalhadamente o passo a passo a seguir:
- Primeiro, crie uma conta gratuita no Todoist. Depois, abra a versão web. Clique no botão para criar uma nova tarefa.
- Após isso, defina um nome e uma data para sua atividade. Em seguida clique em “adicionar tarefa”.
- Para definir prioridades, escolha a tarefa, ao passar o cursor do mouse em cima da tarefa, no canto direito irá aparecer 3 pontos.
- Ao clicar nos três pontos irão aparecer algumas opções, entre elas o ícone de prioridade. É só clicar na bandeirinha que melhor se aplica, ou seja, de acordo com a prioridade.
- Por fim, automaticamente irá mudar de cor as suas atividades.
Muito simples. Não é mesmo? Aqui também é importante frisarmos que, além de usar a versão gratuita, é possível também assinar o Todoist Premium, que libera alguns recursos extras.
A versão paga, por exemplo, aumenta o limite de projetos para 300 e permite ver tendências de produtividade, adicionar tarefas à lista por e-mail e sincronizar dados com o calendário.
Os usuários Premium também podem personalizar o tema, convidar até 25 pessoas para um projeto e ter acesso ao histórico de atividade, além de maior variedade de filtros.
O plano Premium, recomendado para profissionais, já a versão Business, que é indicada para equipes.
Softwares de gerenciamento de tarefas
Usados para gerenciar tarefas, controlar o tempo e colaborar facilmente com a equipe, os softwares de gerenciamento de tarefas são, sem dúvidas, um dos itens mais essenciais para nossa organização diária, seja no trabalho ou em nossa vida pessoal.
Tais softwares são essenciais para indivíduos, equipes e organizações – garantindo que todos possam concluir tarefas com eficiência, sem perder nenhum prazo, especialmente em tempos de home office, onde as atividades precisam estar alinhadas.
A grande verdade é que não faltam funcionalidades úteis e produtivas em um bom gerenciador de tarefas.
Em geral, podemos encontrar recursos como: planejamento de projetos; programação e gerenciamento de tempo; alocação de recursos; comunicação e colaboração e o armazenamento de documentação e arquivos.
Principais benefícios e vantagens
Acesso a qualquer hora e em qualquer lugar
Não há dúvidas de que uma das principais vantagens de se utilizar um gerenciador de tarefas é a possibilidade de acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.
Como você provavelmente já deve saber, uma ferramenta de gestão de tarefas exige que você simplesmente tenha uma conexão com a internet, desta forma você pode fazer login no sistema de qualquer lugar.
Seja no escritório ou home office, seja através da web, em uma plataforma responsiva ou via integração com APPs, com um software gerenciador de tarefas, você poderá a qualquer momento para checar suas tarefas, verificar quais são seus próximos compromissos, ver atualizações sobre o que seus colegas estão fazendo – além de ter fácil acesso a informações úteis nas suas rotinas de gerenciamento.
Centralização das atividades
Outro grande benefício de se utilizar os softwares gerenciadores de tarefas, benefício esse, inclusive, capaz de acrescentar um ponto a mais na gestão de riscos nas suas atividades, é a possibilidade da centralização de suas atividades diárias.
Tal recurso permite que possa integrar todas as suas atividades em um único local, removendo a necessidade tediosa de várias senhas e contas.
O que, no final, elimina o risco de as informações serem excluídas, perdidas ou duplicadas, o que pode melhorar bastante a eficiência do trabalho, principalmente se for considerar um trabalho de equipes e departamentos com ações realizadas diariamente.
Com o passar do tempo fomos percebendo que a centralização de atividades e informações em um só lugar incentiva sua equipe a aproveitar o conhecimento que eles podem obter de seus colegas.
A centralização das tarefas é também uma ótima forma de incentivar sua equipe a ver a contribuição que seus colegas estão dando a determinadas tarefas e, se os resultados forem positivos, poderá estimular outras pessoas a trabalhar de maneira semelhante para aumentar sua própria produtividade.
Priorização de tarefas
Outro recurso muito interessante é a priorização de tarefas, funcionalidade que permite você e sua equipe reconhecerem a lista de tarefas que têm pela frente e depois priorizem da maneira mais eficaz.
Graças a esta funcionalidade, cumprir os prazos torna-se algo muito simples e assim, evitamos conflitos com reuniões ou outras tarefas, por exemplo.
Tal recursos ganha ainda mais notoriedade quando o comparamos com um sistema burocrático ou ainda um papel ou calendário, por exemplo.
Rastreamento das tarefas
O rastreamos das tarefas é outro grande recurso disponibilizado pela grande maioria dos softwares de gerenciamento de tarefas do mercado.
Tal recurso permite que você possa registrar e monitorar o tempo que cada funcionário gasta em uma tarefa sendo possível assim, acompanhar a eficiência da equipe e ter acesso a insights valiosos.
Incrível, não é mesmo? Conheça agora tudo que você precisa saber sobre um dessas ferramentas que mais tem feito sucesso ultimamente, o Todoist.
Todoist vs Evernote: Qual é o melhor?
Atualmente, tanto o Todoist como o Evernote estão disponíveis em todas as plataformas incluindo iOS, Android, Windows, Mac e Web.
Além disso, tanto o Todoist como o Evernote podem também ser acessados como complementos do Gmail e Outlook.
O Evernote conseguiu manter a aparência clássica do aplicativo em todas as plataformas. Porém, uma área em que o Evernote tem que melhorar é a personalização.
O Evernote oferece um tema escuro, no entanto, perde opções de personalização avançadas, como alterar ícones de aplicativos e add-on de mecanismo de tema dedicado, como acontece no Todoist.
Além disso, o tempo de inicialização/carregamento do aplicativo, por exemplo, se apresenta um pouco lento em comparação com Todoist.
As opções de personalização oferecidas pelo Todoist, em contrapartida, são bem mais completas. A IU, por exemplo, é fluida e o aplicativo em geral parece melhor construído em comparação com o Evernote.
Ao clicar no ícone +, por exemplo, o Todoist abre um pequeno pop-up logo acima do teclado para adicionar tarefas.
Por lá, podemos adicionar nomes de tarefas, datas, adicionar tags, comentários, lembretes e até mesmo definir prioridades. Está tudo lá e funciona conforme o esperado.
Outro ponto que merece destaque é a opção de – tarefas inteligentes – oferecida pelo Todoist que, basicamente, transforma qualquer frase em uma tarefa.
Felizmente, o Evernote teve uma grande reformulação em todos os seus aplicativos no celular e desktop. Hoje a ferramenta carrega todas as opções relevantes na parte inferior para facilitar a navegação.
E sim, o grande trunfo do Evernote continua sendo a função Notas – a possibilidade de anexarmos tarefas a uma nota específica.
E o melhor, a função Tarefas agora também se integra perfeitamente ao Evernote Notes.
Ambos Evernote e Todoist também oferecem uma IU idêntica para adicionar tarefas.
Porém, como foi possível perceber neste review, é possível encontrar grandes diferenças na execução.
Principais alternativas para Todoist
Antes de nos aprofundarmos em todos os recursos que este app pode oferecer, elaboramos também uma lista com alguns dos principais concorrentes do Todoist, desde opções pagas até as versões gratuitas.
Conheça agora:
Plataforma de gestão de equipes amplamente conhecida no mercado, o ClickUp é uma ferramenta de colaboração e gerenciamento de projetos baseada em nuvem, adequada para empresas de todos os tamanhos e setores.
Entre os recursos disponíveis temos ferramentas de comunicação e colaboração, atribuições e status de tarefas, alertas e uma barra de ferramentas de tarefas.
Além disso, os usuários também podem atribuir comentários e tarefas a membros específicos da equipe ou grupos de membros da equipe. Comentários e tarefas podem ser marcados como resolvidos ou em andamento, ou os usuários podem criar status personalizados. No final, o fluxo de atividades exibe as tarefas conforme elas são criadas e concluídas em tempo real.
ClickUp está disponível para Android, iOS, Windows e Mac.
Versátil e muito visual, o monday.com é uma ferramenta de colaboração e gestão de projetos multiplataforma que te permite planejar seus projetos e trabalhar neles no mesmo local, criando um planejamento real e fluido.
Disponível em todos os navegadores, bem como na área de trabalho para Mac e Windows e aplicativos móveis para Android e iOS, o monday.com facilita visualizar exatamente como as coisas estão. Em vez de listar tarefas ou pendências, a ferramenta ajuda a todos da equipe a se concentrarem no cenário geral.
Considerada uma das melhores ferramentas para gestão de projetos do mercado, com o Asana é possível criar fluxos de atividades em que diversas pessoas podem colaborar por meio do armazenamento em nuvem, o que torna a rotina de trabalho mais organizada e produtiva.
Com uma versão web e aplicativos para Android e iOS, pelo painel da ferramenta, os colaboradores de um projeto podem ajudar no controle de todos os horários e ainda definir prazos para cada tarefa dentro de um projeto.
Ferramenta de colaboração e gestão de projetos em nuvem que ajuda os usuários a gerenciar projetos do início ao fim, fornecendo total visibilidade e controle das tarefas, com o Wrike você poderá conduzir seus projetos desde a solicitação inicial e o acompanhamento do progresso do trabalho até os relatórios de resultados.
Completa e com uma interface moderna, com essa ferramenta você poderá criar e delegar tarefas, acompanhar prazos, visualizar seus planos no gráfico e compartilhar relatórios. O Wrike também oferece fluxos de trabalho personalizados, segurança, acesso restrito a dados.
O aplicativo para Desktop do Wrike está disponível para Windows e Mac, e para todos os usuários (inclusive colaboradores).
Aplicativo de gerenciamento de projetos com estrutura baseada no Kanban, uma metodologia ágil de gestão de fluxos de trabalho que foi criada no Japão, o Trello ajuda no gerenciamento de projetos, com o acompanhamento de cada etapa a ser realizada e a identificação de quem é responsável por cada atividade.
Com uma interface colorida e intuitiva, no Trello as tarefas são apresentadas em quadros e por meio destes quadros, a ferramenta informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo tornando a visualização e organização de tarefas diárias um processo simples e prático.
Além da versão para Windows e macOS, o Trello também está disponível para celulares Android e iPhone (iOS).
E você? Usa alguma ferramenta para controlar as suas anotações? Se sim, qual? Se não, como tem mantido um registro de documentos e conteúdo geral? Compartilha aqui conosco sua experiência com esse tema e mande dicas que eu não exploramos aqui se você tiver.
